オフ会幹事の必須アイテム5選!幹事経験者が準備不足で困った持ち物とは?

オフ会幹事の必須アイテム5選!幹事経験者が準備不足で困った持ち物とは?

幹事としてオフ会を開催することになった場合、しっかり企画していないとオフ会でトラブルが起きる可能性があります。
トラブルが起きてしまっては、参加者をがっかりさせるかも!

この記事では、オフ会で幹事をすることになった時に、あると便利な持ち物を6つ紹介します。

さらにオフ会幹事経験者から、オフ会を開く時に抑えておきたいポイントも教えてもらいました。

楽しいオフ会を開催するために、ぜひ参考にしてくださいね。

オフ会幹事にズバリ必須アイテム5選

オフ会幹事の必須持ち物5選
オフ会当日、幹事が必ず持っておくべき5つのアイテムを紹介します。

見出しタイトル
①貴重品を持ち歩くための小さなバック
②参加者の名簿
③名刺
④カメラ(iphoneやスマホでもOK)
⑤メッセージカード
⑥ペン2本以上

貴重品を持ち歩くための小さなバック

幹事は参加者から参加費を預かるので、お金の管理も必要!
その上、オフ会の会場全般を管理したり、イベントを盛り上げたりするために会場を動き回らないといけませんね。

だからこそ、かさばらない小さめのバックがあれば便利◎。

参加者の名簿

参加者が一目で分かるように、参加者名簿を作成して持ち歩くと便利です。
オンラインで繋がった人同士でのイベントは、幹事と参加者の繋がりも浅く、当日に連絡も無く欠席されてしまうケースも。

参加者人数の変更は、費用の調整が必要になるケースもあるので、しっかり管理をしておきましょう。
当日に連絡が取れない可能性もあるので、念の為前日にイベントのリマインドや、参加可否を改めて確認しておくのも◎。

名刺

オフ会の幹事をするうえでは、名刺も持っておいたほうがいいアイテムの1つです。
オフ会でいろいろな人とコミュニケーションを取るのが幹事の役目です。

そのため、幹事は参加者に覚えてもらいやすい立場にいます。
多くの人とつながることは、ビジネスチャンスが広がります。名刺を多くの人に渡して、自分の存在をアピールしましょう。

カメラ

オフ会を開催した記念にカメラで写真を撮りましょう。
「撮った写真を送りますよ!」といえば、参加者と連絡先を交換しやすくなります。

写真に残しておけば記憶に残りやすく、今後の人間関係を築く上でも役に立ちます。

メッセージカード

オフ会は人間関係を広めることのできる絶好の機会です。
より多くの参加者と連絡先を交換してつながりましょう。

相手の携帯の電源が切れてしまう可能性もあるので、メッセージカードを用意しておきましょう。
自分の連絡先をメモして相手に渡すことができます。

ペン2本以上

先ほどお話ししたメッセージカードを書くタイミングがあったり、名簿を記入したりするためペンは準備しておきましょう。
参加者にすぐに貸せるように、ペンは2本以上持っておくことをおすすめします。

用意周到なほど、参加者に安心を与えることができます。
この他にも寒い日にはブランケットやカイロ、暑い日には汗拭きタオルなど、参加者の体調を気遣った用意ができていると更に好感度のUPも狙えますよ!

オフ会は初めて会う人が多いので、どんな方にでも対応できるように用意を周到にしておいたほうが安心です!

そもそもオフ会の幹事に求められることって?

オフ会幹事の必須持ち物5選
オフ会は、オンライン上で知り合った人たちと集まる会です。
ほとんどが初心者なので、最初は会話をしづらい空気になってしまうこともしばしば。

そのため幹事が率先して、場の空気を温める必要があります。
進んで参加者に声をかけたり、参加者同士を繋いであげたりしましょう。

とはいえ、街コンや異業種交流会のように、今後の繋がりに期待して集まっている人ばかりではありません。
連絡先の交換をしたくない参加者もいるかもしれませんので、連絡先の交換を促す必要はないかもしれませんね。

企画成功間違いなし!オフ会幹事が抑えておくべき準備の流れ

オフ会幹事の必須持ち物5選
オフ会の幹事が企画をするにあたって踏むべき手順を紹介します。

見出しタイトル
①テーマを決める
②人数を決める
③日時を決める
④場所を決める
⑤当日のスケジュールを決める
⑥募集方法を決める

テーマを決める

『どんな人と集まってどんな話をしたいのか』を考えましょう。
共通点が多い人を集めないと話が盛り上がりにくいのがオフ会。
オンラインで知り合った初対面の人と、どれだけ楽しく話せる空間を作り出せるかが幹事の腕の魅せどころ!

はっきりしない漠然としたテーマだと、人がたくさん集まってくる可能性はあるものの、参加者同士の共通点は少ないかも。
出来るだけ具体的なテーマを考えて、共通点が多い人同士を集められるようにしましょう。

人数を決める

先に人数を決めてしまうと、開催までの流れがスムーズです。
人数制限をつけることで、イベント情報を見た人も「限定感(お得感)」を感じて、参加したくなる気持ちが湧き立つかも!

日時を決める

日時は土曜の昼過ぎから夕方にかけてか、日曜の午前中が◎。
人が集まりやすい時間帯です。

平日であれば、ノー残業デーの会社も多い水曜日がベター。
人が集まりやすい時間を決めてしまうか、早い段階で参加表明をしてくれた数人の日程が合う日時にしてしまうのも良いでしょう。

場所を決める

場所は、新宿・渋谷・池袋などアクセスしやすい場所が良いでしょう。
レンタルスペースであれば、都心でもお手頃な価格で素敵な空間を予約することができますよ!

渋谷は人も多く、道が入り組んでいて迷子になる人も多いです。
渋谷から一歩外れた表参道や神泉は、迷子になりやすくてオススメの立地です。

当日のスケジュールを決める

「とりあえず参加者にフリートークで3時間過ごしてもらえれば!」なんて考えていませんか?
オフ会は初心者同士の集まりだからこそ、フリートークだけのイベントで盛り上がるのは難しいです。

イベントの企画を2つくらい用意しておくと良いでしょう。

募集方法を決める

募集方法はSNSだけでなく、イベント告知サイトやチャットゲームもあります。
テーマに沿った集め方をすると良いでしょう。

無料で使えるイベント告知サイトは、人が集まりやすいです。
時間に余裕があれば、どんどん活用していきましょう。

\無料のイベント告知サイト/

《30万人が利用中!こくちーず》

《当日の受付管理もしてくれる!iventon》

《ビジネス要素を取り入れたいなら!EVENT BANK PRESS》

《ママ特化のイベントサイトもある!イベントナビ

《使いやすさはダントツ!ことさが》

《イベ活》

登録も簡単です!

無料で簡単にできるものばかり!イベントサイトからの応募は、募集開始初日から集まるケースも多いのでぜひやってみてください。

オフ会の幹事をすると得られる3つのメリット

オフ会幹事の必須持ち物5選
オフ会の幹事は大変!でも得られるメリットもたくさんありました!

見出しタイトル
①参加者と長いお付き合いができる深い繋がりが生まれる
②幹事特典が得られる
③オンライン上でも実績と信頼を積み上げられる

参加者と長いお付き合いができる深い繋がりが生まれる

幹事になれば、参加者と話す機会が多いです。
今後違うイベントに参加しようとした時、一緒に参加してくれる仲間もできますよ。

同じ趣味友が増えると、週末も楽しくなります!

幹事特典が得られる

幹事の費用分が無料になるお店も多いです。
レンタルスペースを借りる場合は、運営費として少し多めに費用を受け取る幹事の方もいます。

キャンセルが突然出てしまった時のために、参加費を多めに取る必要はあるので、多めに受け取った分を次回の運営に割り当てることもできます。

オンライン上でも実績と信頼を積み上げられる

twitterやインスタグラムのアカウントで、自分のオフ会開催実績として幹事経験を書くこともできます。
SNSで興味を持ってもらうためには、プロフィールの中で自分をアピールをする必要がありますよね。

幹事経験を書いてアピールできるだけでなく、参加者からのフォローも増えれば、週末を楽しめる仲間が増えること間違いなし!
とはいえ、大人数の参加者が想定されるオフ会幹事は大変。
やりたいけれど、時間がないという方におすすめなのが、幹事代行サービスです。

大人数オフ会幹事で困った時はこのサービス!幹事代行サービス3選

オフ会幹事の必須持ち物5選
オフ会幹事代行サービスを3つ紹介します。

見出しタイトル
①1人2,000円ポッキリ!2次会ストーリー
②全てを任せたい方は-幹事代行.com-
③プロ芸人さんが司会!?2次会本舗

2次会ストーリー

進行管理、当日の撮影だけを任せたい!という方には、2次会ストーリーがおすすめ!
最低限のサービスを格安で提供してくれます。
《2次会ストーリーを見てみる》

幹事代行.com

会場選びから料理の準備まで、全てお任せしたいというときは幹事代行.comがベスト。
料金は1人あたり7,000円と高価格に見えるものの、飲食込みの値段なのでトータルでみるとリーズナブル!

《幹事代行.comを見てみる》

2次会本舗

バイキングの西村さんやじゅんいちダビットソンさんも利用した幹事代行サービス。
サービスは1人あたり3,000円と平均価格なのですが、手配してくれる司会者は盛り上げ上手のプロ芸人さん!

とにかく明るい会にしたいという方にはおすすめです。

飲食付きメニューもあり!オフ会でオススメなレンタルスペース3選

レンタルスペースなら、人数が変わっても金額は変わりません。
人数が決まりづらいオフ会でも管理がしやすいというメリットがあります!

①都会でグランピング&BBQ-シャルール表参道-
②外苑前から徒歩1分!カフェのようなおしゃれ空間-cafe Rooters-
③大人空間でゆったり楽しめる-Printemps赤坂-

都会でグランピング&BBQ-シャルール表参道-

オフ会のおすすめのレンタルスペース
表参道の屋上でグランピングができるレンタルスペースです。
普通のイベントと雰囲気が違うだけでも、参加者のテンションUP間違いなし!

初対面の人が集うオフ会だからこそ、オススメのスペースです。

おすすめポイント
・BBQ機材完備
・表参道から徒歩1分の好立地

《シャルール表参道の詳細はこちらからチェック》

外苑前から徒歩1分!カフェのようなおしゃれ空間-cafe Rooters-

オフ会のおすすめの場所
1階にはマクドナルド、付近にはオリンピック、駅からも徒歩1分と便利な要素が盛りだくさんなスペースです。
予算に応じてケータリングの準備をしてくれます!

おすすめポイント
・買い出しにも好立地
・スペースは恋活イベント主催社がホスト!安心して任せられる

《cafe Rootersの詳細はこちらからチェック》

大人空間でゆったり楽しめる-Printemps赤坂-

オフ会でおすすめのレンタルスペース
シックな雰囲気のなかでくつろげる空間です。
近くにはナチュラルローソンもあるので、買い出しにも便利です。

おすすめポイント
・乃木坂駅から徒歩1分の好立地
・飲食ケータリング手配可能

《Printemps赤坂の詳細はこちらからチェック》

オフ会幹事を盛り上げるのは幹事の腕次第!

今回ご紹介した持ち物は幹事として必須の持ち物ばかり。
用意しておけば、オフ会も円滑に進めていけるでしょう。

レンタルスペースを利用して雰囲気の盛り上げに役立てたり、代行サービスを利用して円滑に会を進めたり、オフ会幹事には様々な手段があります。
上手に活用して、幹事自身も楽しめる会にしましょう!

《この記事のライター》安田尊子:恋愛・美容・教育・IT・ライフスタイル・ガジェット・金融など幅広く得意とする。現在はさらなる具体的な執筆を目指すため、薬事管理者や簿記の資格、ファイナンシャルプランナーの資格取得中。